La Reingeniería de Procesos es un desarrollo estructurado de revisión, actualización y mejora continua de los procesos internos de la organizaciones, ya sean estratégicos u operativos, que persigue mejorar su rendimiento a partir de pequeños cambios tanto en los sistemas productivos como en los organizacionales.
Beneficios
Los principales beneficios, que aporta la Reingeniería de Procesos a una organización son el aumento de la productividad, el incremento de la satisfacción del cliente, la racionalización del gasto y la adaptación de sus procesos productivos a los nuevos retos de negocio y competitividad que impone hoy el mercado.
¿Cuándo es necesario emprender un proyecto de Reingeniería de Procesos?
Estos son los factores clave que desencadenan la necesidad:
• Cuando la productividad de la organización está por debajo de los parámetros deseados.
• Cuando se quiere obtener una posición de liderazgo en el sector.
• Cuando las condiciones del mercado cambian y es necesario redefinir el producto.
• Cuando hay que responder a una competencia agresiva en precios.
• Cuando la empresa es líder y sabe que debe seguir mejorando para mantener ese liderazgo.
Metodología
Los Proyectos de Reingeniería de Procesos, constan de 5 fases diferenciadas que permitirán desde detectar los procesos que deberán ser mejorados, hasta la puesta en marcha del nuevo proceso en producción y posterior seguimiento de su efectividad.
1. ASSESSMENT: Los procesos susceptibles de ser mejorados serán evaluados, desarrollándose a continuación un "Scope & Health Map", que es un inventario de los procesos existentes. Se trata de un documento que incluye su descripción y las implicaciones con otros procesos , otros proyectos, áreas de negocio... entre otros.
2. ANALYSIS: En esta fase, la documentación de los procesos seleccionados será revisada en detalle, realizando un análisis de su rendimiento e identificando las posibles áreas de mejora.
3. REDESIGN: En base a los resultados del análisis y las posibles áreas de mejora, se procederá al rediseño de los procesos a través de un "Plan de Mejora de Procesos", si no se modifica la estructura de los procesos pero estos se ejecutan individualmente con un nivel de eficiencia y/o efectividad más alto, o de un "Plan de Innovación de Procesos", si se revisan, cuestionan y cambian radicalmente los procesos ya existentes, para lograr un nivel de eficiencia y/o efectividad global más alto. Se recomienda documentar los procesos siguiendo los estándares ISO.
4. VALIDATION: Los nuevos procesos serán revisados y aprobados, ejecutando un Plan de Pruebas que permita identificar posibles ajustes. Se revisará la documentación de los procesos, incluyendo los cambios correspondientes.
5. INTRODUCTION: La puesta en marcha de los nuevos procesos es precedido de un "control de cambio", para asegurar el éxito de la implantación. Una vez los nuevos procesos entran en producción, se realizará un seguimiento de los indicadores principales para asegurar que se obtienen los resultados esperados.
Proceso de mejora continua
Tan importante es adaptar los procesos a las actuales necesidades productivas de la organización, como que estos sigan actualizados en el tiempo. Por tanto, una vez finalizado un Proyecto de Reingeniería de Procesos, los procesos deben quedar sujetos a una revisión anual, Ciclo de Mejora Continua o PDCA, estrategia de mejora acorde con la filosofía propuesta por la normativa ISO, y que garantizará que los procesos no vuelvan a quedar desactualizados ni dejen de ser productivos en el tiempo. Este proceso anual de revisión y Mejora Continua deberá ser planificado, sistemático y organizado, persiguiendo alcanzar sucesivas mejoras incrementales como resultado.
Las fases a desarrollar ya en el Proceso de Mejora Continua o PDCA de los procesos son:
- PLAN: Donde se establece un enfoque de la mejora que se desea implementar, coherente con los resultados que se desean obtener.
- DO: El objetivo de esta fase es analizar todas las opciones posibles de solución, comparar su viabilidad y elegir la mejor opción para implementar la mejora maximizando los resultados deseados.
- CHECK: Donde se realiza el seguimiento y control necesario para garantizar la coherencia entre el enfoque inicial de la mejora a obtener, el proceso implementado y los resultados obtenidos en un entorno controlado de prueba.
- ACT: El último paso es implantar la solución en el entorno de producción, una vez se ha demostrado que el proceso es operativo y produce los resultados esperados, mejorando el rendimiento y la productividad.
Los factores críticos de éxito
Es importante destacar un factor esencial para alcanzar la mejora e innovación en los procesos, y es una buena Gestión del Cambio.
En general, los proyectos de Reingeniería deberán contar con los siguientes roles:
• Líder: Que autoriza y motiva el cambio.
• Propietario del proceso: Que conoce todos los detalles y es responsable de estos.
• Equipo de reingeniería: Responsable de diagnosticar, rediseñar e implementar el nuevo proceso
• Comité de Dirección: Formado por la Dirección, y encargado de desarrollar las estrategias para la reingeniería
Para garantizar el éxito del Proyecto de Reingenería de Procesos, toda la Organización debe estar dispuesta a plantear los procesos desde otra perspectiva y los colaboradores preparados para deshacerse de antiguas reglas, hábitos de trabajo y suposiciones. Además la reingeniería requiere abandonar los viejos procesos y diseñar nuevos, que aporten valor al cliente, rompiendo la estructura y cultura de trabajo existente hasta el momento. Es por este motivo, que la Dirección de la Organización será la pieza clave, debiendo asumir el compromiso y liderazgo durante todo el proceso de transformación.
Autora: Anna Ribó, Partner & PMO Consultant en Transforma Partnering
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