Necesitas un Gestor de Proyectos (PMO): su intervención es clave para el éxito de tu Plan Estratégico

La definición de un plan estratégico es un proceso intenso e inspirador que termina con la concreción de un conjunto de proyectos, que por lo general quedan ordenados y priorizados en una hoja de ruta estratégica. Llevarlo a cabo con éxito y conseguir los objetivos marcados en el plan estratégico, pasa por una gestión eficiente y continuada del avance de cada proyecto en el día a día. Y esto no es fácil. Por eso resulta clave contar con un Gestor de Proyectos o PMO (por sus siglas en inglés Project Management Office).

Durante los primeros 3 a 6 meses a partir de la formulación y el arranque del plan estratégico, tanto el foco como la energía de la organización en torno al plan alcanzan niveles máximos, porque durante ese proceso se ha creado un “momentum” que inspira a las personas que deben llevarlo a cabo.

Sin embargo, si no se desarrolla un seguimiento activo de los proyectos, el interés en el plan irá descendiendo a medida que pase el tiempo y se vaya haciendo obsoleto. En este escenario, después del primer año, tanto las acciones como los resultados previstos pueden haberse desdibujando, tal y como refleja el siguiente gráfico.

¿Por qué se da esta situación?

  • Porque tras la formulación del plan estratégico, un proceso que suele ser muy intenso e ilusionante, llega el momento de hacerlo realidad y en ocasiones, los retos del día a día hacen que se pierdan de vista los objetivos estratégicos e incluso la meta.
  • Porque una cosa es definir proyectos estratégicos y otra llevarlos a cabo: a menudo, durante la implementación resulta necesario realizar pequeños -o grandes- ajustes.
  • Por otra parte, la organización no siempre está preparada para hacer un seguimiento efectivo de los proyectos, ya sea porque no tiene la cultura o los procesos necesarios.

Si por el contrario, tras el arranque del plan estratégico se realiza un seguimiento activo a través de chequeos periódicos, activación de alertas y de revisiones anuales: el interés y la concentración en los objetivos y proyectos del plan se mantienen en niveles muy altos, sin verse afectados por el paso del tiempo, haciendo posible alcanzar los objetivos marcados y que la ejecución del plan alcance los resultados deseados. Esta es la situación que refleja este segundo gráfico.

 

 

La Gestión de Proyectos (PM0) es, en este sentido, una función esencial para las organizaciones, porque facilita la correcta ejecución del plan estratégico. Contempla apoyo administrativo (a través de plantillas y metodología), capacitación y mentoría para los responsables de cada proyecto y comunicación de los avances a la dirección general, entre otras responsabilidades.

¿Cuáles son los principales beneficios que aporta la Gestión de Proyectos?

  • En primer lugar, y muy importante, los proyectos no se abandonan y por lo tanto, los objetivos marcados en el plan estratégico se consiguen.
  • Además, se fomenta una dinámica de crecimiento continuo de la organización, impactando positivamente en la propia cultura organizativa.
  • Se gana en tiempo y efectividad

¿Cómo se desarrolla la actividad del Gestor de Proyectos (PMO)?

A través de una revisión quincenal del avance de los proyectos que se lleva a cabo de forma individual con el líder o responsable de cada proyecto para:
• evaluar el ritmo de avance,
• identificar “alertas” y prevenir posibles desviaciones, así como
• definir los próximos pasos.

Finalmente, y con la periodicidad que se haya establecido previamente, se reporta la situación a la Dirección General.

Resulta evidente que es clave contar con un Gestor de Proyectos para optimizar las probabilidades de éxito del Plan Estratégico. Algunas organizaciones prefieren contar con un PMO interno, mientras que otras recurren a contratar los servicios de un PMO externo.

¿Qué ventajas tiene contar con un Gestor de Proyectos Externo?

  • Las razones por las que es interesante elegir un PMO externo son muchas y variadas, pero en esencia, tienen que ver con la independencia y la experiencia. Incluso cuando se cuenta con un PMO o una oficina de proyectos dentro de la organización.
  • Un Gestor de Proyectos externo aporta una perspectiva diferente que no está contaminada por el día a día; también ideas más creativas y novedosas que no están condicionadas por intereses internos y sobre todo en el conocimiento y aplicación de metodologías probadas con éxito en otras organizaciones. Todo ello asegura una gestión de proyectos más eficiente y exitosa.
  • Un PMO externo también puede colaborar, pasado un tiempo, en la formación y capacitación de una persona que realice las funciones de Gestor de Proyectos desde dentro de la organización si llega el punto en que se desea hacer la transición hacia una gestión interna.

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