Reingenieria de Procesos

El coronavirus ha puesto a prueba la agilidad, adaptabilidad y robustez, tanto de los Procesos Estratégicos como de los Procesos Operativos de las organizaciones.

Es momento de reflexionar y cuestionar, si los procesos están realmente preparados, diseñados y adaptados al uso de las nuevas tecnologías y si permiten afrontar los nuevos retos y dan respuesta a las nuevas necesidades, tanto en las formas de trabajar como de compartir información.

Objetivos

PROCESS REENGINEERING es un servicio de acompañamiento digital para la revisión, actualización y mejora de los procesos internos de la organización en el escenario post COVID-19. Este programa tiene por objetivo revisar los procesos partiendo de las necesidades surgidas y de las experiencias adquiridas durante la crisis del coronavirus.

A partir del análisis de los procesos que han resultado críticos durante este periodo, podremos diseñar un plan de acción que permitirá, en base a las experiencias adquiridas y de forma estructurada, incorporar mejoras en el rendimiento, en la efectividad y en la productividad de los procesos de la organización, dando respuesta a las exigencias del nuevo modelo laboral y del nuevo entorno tecnológico.

Beneficios clave

El desarrollo de este programa incorpora mejoras en la operativa de los procesos internos, en base a experiencias adquiridas y nuevas necesidades, en los siguientes ámbitos:
- Tecnológico: Afianzando el uso de herramientas tecnológicas y flujos de trabajo que permitan a los departamentos un mayor nivel de coordinación e integración digital entre ellos y sus clientes.
- Personas: Reduciendo la presencialidad, potenciando la flexibilización horaria y apoyando la conciliación familiar
- Económico: Con la automatización de procesos, reducción de tiempos y agilizando la operativa con clientes y proveedores.

Metodología:

- Sesiones de facilitación dirigidas por un experto en Reingeniería de Procesos
- Desarrollo de tareas inter-sesiones por parte del equipo de trabajo
- Modelos y plantillas específicas por medios digitales (Definición de procesos y procedimientos, flujogramas, priorización y planificación, …)

La entrega del servicio se concentra en cinco sesiones de 2,5 horas a través de videoconferencia aplicando herramientas colaborativas.

Programa y contenido

TRABAJO PREVIO (por parte de los consultores)

- Video-entrevista al líder de la iniciativa
- Sesión de kick-off con el equipo de trabajo
- Estudio previo del contexto y la situación de partida

DÍAS 1 y 2

- Presentaciones e introducción del programa de trabajo
- Contexto que nos deja la COVID-19
- Identificar Procesos Críticos y Prioridades de mejora
. › Stormboard de procesos críticos afectados y retos que plantea su actual operativa
. › Identificación de los puntos de mejora en base a 1) nivel de impacto y 2) tiempo de implementación
.Resultado: Top-5 retos donde hacer foco en la mejora de procesos

DÍAS 3 Y 4

- Definición del plan de mejora de un proceso crítico “tipo”
. › Concreción de las mejoras a implementar en los ámbitos Tecnológico, RRHH y Económico
. › Revisión del flujograma del proceso
. › Procedimientos afectados e interacciones con otras áreas y departamentos
. › Priorización de iniciativas en base a 1) viabilidad, 2) impacto y 3) encaje operativo
.Resultado: Plan de Mejora para un proceso “tipo”

DIA 5

- Desarrollo del Plan de Acción de los Procesos Críticos
. › Definición de las mejoras a implementar en el resto de procesos críticos identificados
. › Definir un calendario de trabajo para completar la actualización del resto de procesos críticos a corto y medio plazo
.Resultado: Plan de Mejora completo de los procesos para hacer frente a los nuevos retos post Covid-19

SEGUIMIENTO (Opcional)
- Asesoramiento para la realización del Plan de Mejora y Reingeniería de los Procesos Críticos
- Acompañamiento y guía durante 3 meses

Información práctica

Duración: 5 sesiones de 2 horas y media desarrolladas a lo largo de 2 semanas
Grupos: de 6 a 12 participantes
Formato: Vídeo conferencia
Idiomas: Catalán, castellano e inglés