1. Mirar al exterior
Si analizamos variables como la innovación, el crecimiento demográfico, el nivel educativo de la sociedad, el acceso a la información o la tasa de inversión en I+D, todas ellas experimentan un crecimiento exponencial desde las últimas décadas.
Este crecimiento, ha provocado un cambio de paradigma. Si antes estaba basado en la escasez (no había de todo para todos y el acceso se conseguía por la vía de la propiedad), ahora se fundamenta en la abundancia (porque la productividad no deja de aumentar y por lo tanto la vía de acceso pasa a ser el uso).
Este nuevo paradigma de la abundancia impulsa, entre otros:
- Modelos de negocio basados en el pago por uso o por consumo
- Productos diseñados y manufacturados siguiendo los principios de la economía circular
- Utilización de materiales reciclados y reutilizables
- Empleo de fuentes de energía sostenible
- Uso de tecnologías con baja huella ecológica
Bajo este paradigma se hace imprescindible identificar qué nuevas expectativas están emergiendo de nuestros clientes o consumidores y qué respuesta es necesario empezar a articular, ya sea en términos de nuevas propuestas de valor o de nuevos modelos de negocio.
2. Establecer una meta
La meta es el "Estado futuro deseado". Define los propósitos clave a alcanzar en el largo plazo. Debe ser:
• Cuantificable y medible
• Definida en un plazo concreto
• Ambiciosa pero alcanzable
La META. Se formula inspirándose en la Misión, Visión y Valores de la organización.
MISIÓN. Captura la esencia de por qué existe una organización. Responde a preguntes como ¿Quienes somos?, ¿qué hacemos?, ¿por qué existimos?, ¿qué pasaría si desapareciéramos?...
VISIÓN. Describe un estado futuro alcanzable, deseable y que es fuente de inspiración para toda la organización. Da respuesta a preguntas como: ¿Qué queremos lograr?, ¿hasta dónde queremos llegar?, ¿cómo describiríamos el éxito?...
VALORES. Constituyen el modo de actuar que una organización cree que es clave para lograr su misión y visión. Responde preguntas como: ¿Qué cuestiones éticas son importantes?, ¿qué prácticas debemos alentar?, ¿qué comportamientos deben regir nuestra conducta ?
3. Analizar la situación (actual)
Para diseñar el “plan” o “camino” del que hablábamos al principio, es necesario saber de dónde partimos. Se trata de conocer el estado actual de nuestro negocio y como nos comparamos con el exterior en 4 ámbitos clave:
Gestión de las personasFuncionamiento de los procesos de negocio
Captación y fidelización de clientes
Variables económicas de nuestro negocio
¿De qué herramientas disponemos para construir una imagen objetiva de nuestra situación?
- Análisis de la propuesta de valor - ¿Cómo satisfacen las necesidades del público objetivo nuestros productos y servicios? - Modelo CANVAS (Value Prop)
- Análisis del modelo de negocio - ¿Cómo hacemos llegar nuestra propuesta de valor a los clientes? – Modelo CANVAS (Business Model)
- Análisis de las condiciones externas: ¿Cómo nos afecta la situación política, económica, social y tecnológica? - PEST
- Análisis de rivalidad: ¿Cuán sólida es la barrera de entrada a nuevos competidores? MICHAEL PORTER
- Análisis competitivo: Matriz de las 7S de McKINSEY
- Análisis interno y externo: DAFO
4. Construir el plan
4.1 Identificar los Focos Estratégicos
Se trata de identificar las cuestiones clave de negocio en base al "contraste" entre la Meta o Estado Futuro Deseado y el Análisis de la Situación Actual. Responden a la pregunta ¿A qué asuntos debemos prestar especial atención para alcanzar la meta teniendo en cuenta la situación de la que partimos? y suelen tener que ver con: los clientes, las normas, los procesos, la organización, la competencia, las finanzas, etc.
Los Focos Estratégicos son las 3, 4 o 5 cuestiones más relevantes para alcanzar la Meta y que se convertirán en el centro de atención de los próximos años. A nivel práctico, son el resultado de consolidar o seleccionar las cuestiones que tienen verdadero sentido e impacto en el medio y largo plazo.
4.2 Formular objetivos estratégicos
Objetivos Estratégicos son los objetivos de medio y largo plazo que una organización debe fijarse para abordar cada uno de los Focos Estratégicos identificados.
Responden a la pregunta: ¿Qué debemos proponernos hacer para dar respuesta a cada uno de los Focos Estratégicos? Habitualmente son objetivos de una duración mayor a un año y, en caso contrario, tienen un muy alto impacto en la consecución de la meta
¿Cómo se formulan los objetivos estratégicos?... la descripción sigue la estructura siguiente:
• PROPÓSITO (verbo de acción + cierto detalle)
• MÉTRICA (indicador cantidad/calidad + unidad de medida)
• PLAZO (mes, trimestre, año de conclusión)
4.3 Definir los Proyectos e Iniciativas Estratégicas
Los proyectos e Iniciativas estratégicas son la base para el cumplimiento de los objetivos estratégicos a través de la acción
• PROYECTO: es un conjunto de actividades habitualmente fuera del día a día que contribuyen a alcanzar un objetivo determinado, estableciéndose un marco y
estructura formal para llevarse a cabo
• Habitualmente implica: o un sponsor, un equipo de personas, recursos, tareas, especificaciones, roles y responsabilidades, calendarización y seguimiento frecuente de su desarrollo
• INICIATIVA: es un conjunto de proyectos y/o actividades que contribuyen a un objetivo de mayor relevancia que un único proyecto por su impacto en resultados, duración, nivel
de inversión, etc.
5. Involucrar a la organización
El éxito de la planificación depende de toda la organización:
- La formulación del plan estratégico es responsabilidad de los directivos
- La ejecución del plan es responsabilidad de toda la organización
¿Cómo obtener el compromiso de la organización? La clave está en involucrar a las personas:
1. Anunciando el diseño del plan estratégico desde antes de su inicio
2. Recabando información, inquietudes, sugerencias, etc... de la organización
3. Incorporando personas clave en el equipo que diseñará el plan estratégico
4. Compartiendo el resultado del proceso de planificación con toda la organización
5. Invitando a participar al máximo número de personas en los proyectos estratégicos
6. Haciendo seguimiento y sorteando los obstáculos para que los proyectos avancen
7. Informando regularmente a la organización a medida que pasa el tiempo
8. Manteniendo abiertos los canales de comunicación con toda la organización
6. Gestionar el cambio
La ejecución de un plan estratégico con frecuencia supone introducir cambios importantes a todos los niveles: procesos operativos, organización, herramientas,...
Principios básicos de la gestión del cambio
1. Comunicar extensamente las razones que justifican el cambio. Empezar por las personas que ocupan la parte de arriba del organigrama y seguir con el resto... ESCUCHAR, ESCUCHAR y ¡ESCUCHAR!
2. Identificar a todos los niveles las personas más predispuestas al cambio. Crear un equipo de "evangelizadores" y empoderarlos al máximo.
3. Entender los "gaps" entre el estado actual y el estado futuro en términos de capacitación, procesos, herramientas,...
4. Trazar planes para cerrar cada uno de estos "gaps". Formación del personal, rediseño de procesos, introducción de nuevas herramientas, etc
5. Evaluar el progreso y hacer ajustes según avanzamos.
7. Establecer indicadores
Medir el progreso es clave: lo que no se mide, no se puede gestionar.
Es importante utilizar un Cuadro de mando integral que agrupa un conjunto de indicadores clave que permiten observar regularmente el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Un indicador es una medida representativa de lo que persigue un objetivo estratégico.
8. Supervisar y actualizar
Como se puede observar, llevar a cabo un proceso de planificación estratégica es una tarea
que requiere de un esfuerzo considerable, pero en realidad es solo el punto de partida.
La medida del éxito de ese ejercicio la dará la capacidad de la organización para ejecutar
todo ese conjunto de proyectos e iniciativas y su habilidad para armonizarlo con las
exigencias y presión por los resultados que supone el trabajo rutinario, eso que llamamos el
día a día.
En nuestra experiencia, el modo más eficaz de conseguirlo es estableciendo unos procesos de
gestión desde la alta dirección que permitan una supervisión regular del avance de esos
proyectos, introduciendo mecanismos de alerta y supervisión eficaces.
Modelo TransForma de Planificación Estratégica
¿Hablamos?