Un estudio de la Universidad de Stanford concluye que las reuniones más efectivas son aquellas que se desarrollan con un número de participantes de entre 5 a 8 personas. La investigación demuestra que cuando se reúnen más de 8 personas, se produce un punto de inflexión a partir del cual la calidad de la conversación se deteriora.
Y es decidir el número y perfil de las personas convocadas es uno de los puntos clave al preparar una reunión. Sin embargo, es práctica habitual que los jefes que organizan un encuentro inviten a "todo el mundo", lo cual es un grave error porque, sin saberlo, están reduciendo la calidad de la reunión. Sobre todo en lo que se refiere a la profundidad y foco de la discusión y en la toma de decisiones.
¿Cuáles son las principales desventajas de las reuniones en las que participan más de 8 personas?
1. No hay tiempo suficiente para que todos los participantes puedan expresar su opinión y punto de vista sobre los temas tratados.
2. El debate enriquecedor (de ida y vuelta) a menudo se sustituye por comentarios superficiales.
3. El intercambio de información y la puesta al día distraen la atención de los puntos importantes a abordar.
4. Las personas intervienen de forma más cauta y menos sincera.
5. Los temas y las decisiones "difíciles" no se incluyen en la agenda y suelen tratarse al margen de la reunión.
Como consecuencia, hay miembros del equipo que pierden la confianza en la efectividad de estas reuniones, reduciendo no sólo el interés con el que participan sino también la preparación con la que acuden al encuentro. Se genera así un círculo vicioso muy perjudicial para la organización.
En cambio, en los grupos pequeños, se produce entre los participantes una sensación de intimidad que favorece una discusión más significativa y franca. Menos personas supone más tiempo para que todas puedan expresar su punto de vista, escuchar el de los demás y poder de esta forma considerar la perspectiva de todos los asistentes. Como consecuencia, afloran la claridad y la buena voluntad que sin duda favorecerán también la alineación de todos para conseguir un objetivo común.
¿Hablamos?