Estas semanas de confinamiento nos han obligado a utilizar la tecnología para relacionarnos a distancia, especialmente en el ámbito profesional y comercial. Una de las herramientas que ha cobrado mayor relevancia es la video conferencia, que permite mantener reuniones virtuales desde nuestra propia casa.
Un canal de comunicación muy eficiente
Aunque la utilización intensiva de estas herramientas llegan por necesidad, posiblemente están aquí para quedarse porque son alternativas muy eficientes que aportan interesantes beneficios.
Por ejemplo, frente a las reuniones presenciales que ahora no son posibles, ahorran tiempo y gastos de desplazamiento, permitiendo la conexión desde cualquier lugar (por lejano que sea). Si las comparamos con una conversación telefónica, el hecho de utilizar una cámara genera una mayor atención del (de los) interlocutor (es), facilita la empatía (pues podemos ver las reacciones no verbales de la(s) otra(s) persona(s) y acorta la duración de las sesiones.
De hecho, la vídeo conferencia es el mejor medio para comunicar después de la entrevista personal.
¿Conoces las 7 claves que harán tus video conferencias más eficaces?
1. Elegir la mejor plataforma. Son los principales aspectos a tener en cuenta son las limitaciones de uso en función del dispositivo y sistema operativo (Apple, Windows, IOS, Android… PC, móvil…), el número máximo de participantes que admite la plataforma, la posibilidad de compartir pantalla, la posibilidad de grabar la sesión…. Decide cuáles son los requisitos más importantes para ti.
2. Cuidar escenario e infraestructura. Elige el escenario y controla las condiciones ambientales. Asegurarse de tener la iluminación y los dispositivos de sonido adecuados para que los ruidos del lugar en el que te encuentras no distraigan o incomoden a los participantes. Es recomendable revisar y probar tanto el video como el audio antes de iniciar la transmisión para corregir con tiempo cualquier incidencia.
3. Preparar la sesión: contenidos, documentación y recordatorios. Es importante tener una agenda de los puntos a tratar (aunque sea solo para tu organización personal) y enviar dos recordatorios como mínimo (uno durante las 24 horas anteriores y el otro durante la hora anterior). También y tener preparada y a mano la documentación que se desea compartir.
4. Activar la cámara y pedir a los demás participantes que lo hagan al iniciar la transmisión o no podrán disfrutarse las ventajas que caracterizan a la vídeo conferencia y que se han comentado al principio de este artículo.
5. Cuidar la imagen proyectada: el fondo de la habitación debe ser profesional, neutro y ordenado (hay sistemas que permiten difuminarlo o sustituirlo). Además, procura situarte en el centro de la imagen y cuida tu aspecto personal (vístete y arréglate de forma adecuada aunque estés en casa) y hablar de cara, mirando a la cámara (no te pongas de lado ni mires hacia abajo o hacia arriba).
6. Evitar distracciones como otras aplicaciones abiertas, notificaciones de mensajes activada, etc… Utiliza la pantalla completa (F11). Manten el contacto visual mirando siempre a la cámara, intenta emular una conversación cara a cara.
7. Duración. Limita la duración, que no exceda los 30-45 minutos. En la medida de lo posible, establece la duración de la vídeo llamada cuando hagas la convocatoria y cumple el tiempo previsto.
¿Hablamos?